招展工作開始后，招展進(jìn)度計(jì)劃是評(píng)估招展工作的重要工具，由于展覽展示市場情況瞬息萬變，目標(biāo)客戶的信息也動(dòng)態(tài)發(fā)生更新，招展工作也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的變數(shù)。因此，就非常有必要對(duì)招展進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)控和及時(shí)的調(diào)。對(duì)招展進(jìn)度進(jìn)行有效監(jiān)控的方法很多，在實(shí)際操作中，有三種最為昔及的監(jiān)控方法：一是監(jiān)控目標(biāo)參展商招展效果，二是監(jiān)控展位分配數(shù)量，三是將上述兩者結(jié)合起來進(jìn)行監(jiān)控。
1.監(jiān)控目標(biāo)參展商招展效果
以目標(biāo)參展商是否已經(jīng)參展為主要目標(biāo)設(shè)置監(jiān)控，招展人員將目標(biāo)參展商名單列表，參考每次與各目標(biāo)參展商的聯(lián)系及對(duì)方的信息反饋的情況記錄，再結(jié)合展覽展示的宣傳推廣等營銷活動(dòng)，定期或不定期±也將招展效果與招展進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，分析招展任務(wù)的完成情況。對(duì)暫時(shí)還沒有參展的客戶進(jìn)行原因分析，采取進(jìn)一步的招展措施吸引其參展。這種監(jiān)控的不足之處難以確切把巴握展館展位的分配情況，不利于后續(xù)招展的展位分配。
2．監(jiān)控展位分配數(shù)量
以展館展位是否分配為主要監(jiān)控內(nèi)容，招展人員根據(jù)展館“展位分布平面圖”，用不同的顏色標(biāo)出已被參展商租用的展位，并注明租用該展位參展商的名稱。隨著招展工作進(jìn)展，招展人員能清楚了解招展任務(wù)完成的體情況。這種監(jiān)控辦法的缺點(diǎn)是難以直接掌握具體目標(biāo)參展商對(duì)展覽展示反饋的意見，無法確切±也掌握目標(biāo)參展商是否參展的信息，不利于針對(duì)不同目標(biāo)參展商采取進(jìn)一步招展措施。
3．同時(shí)監(jiān)控參展商招展效果與展位分配數(shù)量
將上述兩種監(jiān)控辦法結(jié)合起來對(duì)展覽招展進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，既監(jiān)控目標(biāo)參展商名單列表，也監(jiān)控“展位分布平面圖”對(duì)展位分配的情況，根據(jù)掌握目標(biāo)參展商是否參展和展位是否分配的情況，制定進(jìn)一步的招展策略，獲得更好的招展效果。第三種方法監(jiān)控的效果最好，也更為實(shí)用，十分有利于招展進(jìn)度的調(diào)控。
4．協(xié)助參展商安排參展時(shí)間
在監(jiān)控招展進(jìn)度計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)協(xié)助對(duì)已報(bào)名參展的參展商進(jìn)行參展時(shí)間安排，幫助他們進(jìn)行參展時(shí)間管理。從參展商報(bào)名參展開始，看來充足的參展籌備時(shí)間，實(shí)際是十分緊張的。參展商參展，要設(shè)計(jì)展位搭裝、選擇參展展品、挑選展臺(tái)人員、安排展品運(yùn)輸，所有這些參展籌備工作的拖延，都會(huì)導(dǎo)致工作的被動(dòng)。不少展覽，都能聽到參展商抱怨展覽組織機(jī)構(gòu)為參展商預(yù)留的時(shí)間不夠用，其實(shí)，70％以上的原因是由參展商自身造成的。因此，為展覽開展順利，展覽展示組織機(jī)構(gòu)還要協(xié)助有需要的參展商進(jìn)行參展時(shí)間管理。